A importância do Gerenciamento de Compras nas Organizações

Por Ana Caroline Oliveira - Docente do curso de Administração da Faculdade FAESB

A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DE COMPRAS NAS ORGANIZAÇÕES

A Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Brasil, 1993), conceitua compra como “toda aquisição remunerada de bens para fornecimento de uma só vez ou parceladamente”. Para que a mesma tenha sempre como finalidade a geração de lucros e capitais para as organizações, empresas, ou empreendedores individuais. Segundo Heinritz e Farrell (1994):

Compra é uma função administrativa. Mesmo em bases diferentes, a compra é por si própria, uma verdadeira função administrativa. Envolve ela a administração de materiais em uso corrente, desde a determinação de fontes de fornecimento e ‘vias de fornecimento’, passando pelo almoxarifado, até a entrega final nos pontos de produção, conforme se fizer necessário. Em todos os estágios há decisões a serem tomadas, quanto à qualidade, quantidade, cronogramas, origem e custo. Reconhece-se, assim, que a oferta de produtos de qualidade, em quantidades adequadas e adquiridos por um preço razoável são aspectos chave na viabilização econômica das unidades (HEINRITZ; FARRAELL, 1994, p.20).

Com o passar do tempo, os processos de compras se tornaram mais complexos e dependentes de profissionais comprometidos e conscientes do seu papel. A importância das atividades de compras tem aumentado nos últimos tempos. Segundo Pozo (2007):

O setor de compras ou suprimentos, como atualmente é denominado, tem responsabilidade preponderante nos resultados de uma empresa em face de sua ação de suprir a organização com os recursos materiais para seu perfeito desempenho a atender as necessidades do mercado. Toda a atividade de uma empresa somente será possível se for abastecida com informações e materiais (POZO, 2007, p. 149).

Nos tempos hodiernos, toda e qualquer organização carece de bens e serviços procedentes de fornecedores externos. Conforme afirma Dias (1993):

A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfaitizada por todos os empresátios juntamente com as necessidades de estocas em níveis adequados e de racionalizar o processo[...]. Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custo (DIAS, 1993, p. 260).

As organizações bem sucedidas vêem a função compras como uma atividade de importância estratégica, e normalmente elas põem em prática ideias de integração das informações disponíveis no âmbito da empresa. Devido ao avanço tecnológico, em alguns casos, as empresas são forçadas a especializar-se em uma faixa menor de atividades, obrigando-se a adquirir a maior parte de seus insumos em fornecedores especializados, o que por sua vez modifica o mercado de suprimentos transformando-os em oligopólios.

Fundamentado em Gaither (2002), tendo a capacidade de afetar a qualidade e entrega dos produtos os serviços, o setor das compras verifica-se ter um papel extraordinário para a realização dos objetivos estratégicos da instituição, e para devidos fins de pesquisas científicas.

Entretanto, o processo de compras deve ser atualizado a cada ano que passa, com o objetivo de buscar novas alternativas para que possam obter melhores resultados para acompanhar a evolução e o processo do mundo dos negócios, com isso Gaither (2002) afirma:

A missão do departamento de compras é perceber as prioridades competitivas necessárias para cada produto/serviço importante (baixos custos de produção, entregas rápidas e no tempo certo, produtos/serviços de alta flexibilidade e qualidade) e desenvolver planos de compra para cada produto/serviço importante que sejam coerentes com as estratégias de operações (GAITHER, 2002, p. 432).

Torna-se importante a reflexão, sobre como a estabilidade econômica dos últimos anos, no Brasil, trouxe mudanças no processo de compra e venda. Agora está mais em pauta o comportamento, a necessidade do consumidor. Cada vez mais o comprador precisa ter visão da necessidade e a capacidade do consumo.

Para quem compra com o objetivo de vender mesmo, existe uma situação nova no mercado mundial que é a segmentação do público. Antes as cidades do interior tinham duas ou três lojas, dois ou três concorrentes que vendiam de tudo, Agora, por menor que seja a cidade, há dez, vinte lojas para cada tipo de mercadorias, Os públicos têm ficado cada vez mais específicos, não apenas em termos de poder aquisitivo, mas muito também no aspecto comportamental (GRAZZIOTIN, 2003, p. 23).

O comprador deve ser um profissional proativo, sempre preocupado com as alternativas existentes no mercado, escolhendo as melhores sugestões na hora certa, pois não poderá absorver todas as propostas existentes. Segundo Grazziotin (2003, p.42) “O comprador tem que ser rápido, ágil, saltar na frente, porque tudo no mundo é cíclico”.

Relacionado com a extensa importância do processo de compras nos dias atuais Dias (1997) afirma que:

Atualmente as empresas se preocupam muito com o processo de compras, pois este sendo executado com sucesso pode ser motivo de redução de custos para a empresa. Neste sentido cabe aos responsáveis por tal processo estarem atentos a preço, prazo, volume e qualidade para se beneficiarem da execução eficaz deste processo (DIAS, 1997, p. 29).

O ciclo de compras faz parte de todos os processos necessários para dar rumo ao processo de obtenção de materiais.

Para Moraes (2005) é necessário também que as pessoas que trabalham nesta área estejam muito bem informadas e atualizadas, além de terem habilidades interpessoais como poder de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa comunicação, capacidade de gestão de conflitos.

Conforme Arnold (1999) o objetivo da compra se afirma segundo várias vertentes, em foco, o fluxo dos materiais na organização, junto com o fornecedor e seguindo com a agilidade da entrega.

Baseado em Pozo (2007), o objetivo básico das compras é garantir à empresa a plena satisfação de suas exigências de materiais e produtos bem como máquinas, equipamentos e insumos necessários a sua operacionalidade, devendo todos ser negociados e adquiridos aos mais baixos custos, satisfazendo aos padrões de qualidade e serviços da empresa sem colocar os fornecedores em situação de incertezas e sim de parceiros. Dentro de uma organização, a função de compras deve cogitar uma imagem de profissionalismo e eficiência, além de estar propensa a colaborar com os departamentos no alcance dos objetivos pretendidos.

Em quaisquer empresas que precisa conseguir alcançar seus objetivos, necessita de uma influência múltipla dos departamentos ou processos, no mais, a área de compras interage intensamente com todas as outras, recebendo e processando informações, como também alimentando outros departamentos de informações úteis às suas tomadas de decisão (MARTINS e ALT, 2001).

Ressaltando que, os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, com visão sempre no melhor atendimento ao cliente interno e externo.